El Error del Planeamiento: El Proceso Cognoscitivo

Comentarios de la Ponencia
Del Dr. Ernesto Blanco
Basado en la Teoría de Kahneman & Tversky (1979)


El 13 de Junio del corriente tuve la oportunidad de escuchar una ponencia sobre el error en la que incurren las organizaciones al no planificar debidamente y la importancia de este proceso para lograr con eficacia y eficiencia los objetivos de cualquier empresa, entendiéndose como eficacia el simple alcance de éstos y como eficiencia, no sólo su alcance, sino la disminución de los costos y del tiempo empleado en los mismos.

El estudio realizado por este destacado profesor del IESA, se aboca a comprobar si las personas que subestiman la cantidad de tiempo requerido en la ejecución de una tarea confían en la información singular (factores internos) y dan poco peso a la información distribucional (factores externos) en el proceso de planeamiento, partiendo de la teoría de Kahneman & Tversky.

En este sentido, la terminación de las tareas podría depender de otros factores diferentes a la confiabilidad, como la tendencia, contexto, presión social, no hacer o no conocer el sistema de información, es decir observando el tiempo de terminación estimado, el experimento pidió una valoración de tiempo para comprobar si hay la relación entre el tipo de información seleccionada y el tiempo estimado de la tarea.

En los resultados los participantes manifestaron su preferencia por la información singular a la distribucional, debido a que ésta última estimaba tiempo más largo de la terminación de la tarea contrariamente a lo indicado por la teoría. De ello, se obtiene que la planificación que dio mayor importancia a los factores internos reflejó un menor grado de confianza en sus valoraciones del tiempo contrario a lo supuesto.

Este estudio concluye en que los resultados de las hipótesis sugieren que el proceso cognoscitivo y el proceso de la valoración del tiempo no podían ser relacionada, es decir, la subestimación del tiempo de terminación de una tarea, no necesariamente es causada por la información distribucional que se pasa por alto.
Partiendo de estos resultados, podemos abordar la planificación desde un punto de vista gerencial, como parte elemental en el proceso administrativo, es decir, sin su cumplimiento las funciones de organización, dirección y control perderían su esencia y razón de ser.

En cuanto a que la misión, visión, valores, políticas, estrategias, programas, presupuestos, normas, procedimientos y tareas constituyen para cualquier organización su orientación hacia el hacer y saber hacer, es la construcción paulatina del futuro.

La planificación es un proceso que parte de un estudio diagnóstico de la situación de la empresa, para ello, deberá tomarse en consideración los factores internos o las debilidades y fortalezas que posee en cuanto a sus recursos, así como, los factores externos que puedan resultarle en oportunidades o amenazas (clima, competencia, mercado, regulaciones, tecnología, proveedores, clientes, globalización, etc); a fin de tomar las decisiones que más le favorezca en su desempeño, que no es otra cosa, que contrarrestar las debilidades y amenazas y el aprovechamiento máximo de sus fortalezas (recursos) y de las oportunidades que el entorno le presente.

Como puede verse, la planificación es una acción obligada para toda aquella organización que quiera trascender y desarrollarse, donde el tiempo, además de los costos, se convierte en un indicador con el cual se puede medir lo eficaces y eficientes que podemos llegar a ser como organización.

El abordaje del tema en un caso tan específico como el de procura y contrataciones de la Universidad Simón Rodríguez, obedece desde una perspectiva interna a los requerimientos de las distintas dependencias y, a los recursos financieros con los que dispone la institución. Estos requerimientos deben contemplarse en un plan de compras o contrataciones, para ser ejecutado gradualmente de acuerdo a un ordenamiento o procedimiento administrativo, que debe estar ceñido a la Constitución Bolivariana de Venezuela, Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Ley de la Contraloría General de la República y El Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas; así mismo estará sujeta a las políticas del Ministerio de Educación Superior y del ejecutivo Nacional en cuanto al sistema educativo nacional.

En conclusión, el tiempo estimado en la ejecución de una tarea dependerá tanto de la información singular como de la distributiva, ambas son vinculantes a las necesidades de la planificación en la realización y terminación de la misma.

Enfoque de Procesos y Gestión Gerencial de la Calidad

Desde Deming, Juran e Ishikawa la administración de la calidad ha transcurrido por diferentes etapas desde su nacimiento, algunas de ellas son: control de la calidad del producto, control de la calidad del proceso, planeamiento estratégico de la calidad y gerencia total de la calidad; así mismo, es meritorio considerar entre los principales componentes de la gerencia total de la calidad, el liderazgo, el reconocimiento y la recompensa al empleado, el adiestramiento, el enfoque al cliente, la planificación estratégica, el benchmarking, la reingeniería y el empowerment, entre otros.
A tales efectos, la gestión de calidad ha evolucionado al ritmo que lo han hecho los mercados de la industria y por ende la gestión de las organizaciones; de hecho, su significado se traduce en trabajar para satisfacer una necesidad cifrada en un bien o servicio con ciertas características, siguiendo unas actividades determinadas, es decir, la calidad se gestiona dentro de las estructuras organizativas poniendo los recursos y esfuerzos necesarios para hacer las cosas bien desde el primer momento.
En este sentido, El enfoque actual de la calidad señala que ésta es el resultado de los esfuerzos inteligentes, concentrados e integrados de toda una organización. La Gerencia Total de la Calidad es el tipo de actividad que apoya a una organización, y en la que todos sus miembros operan con el interés de perfeccionar continuamente su trabajo para lograr la satisfacción total de las necesidades de sus usuarios/clientes; en consecuencia, su objetivo central radica en obtener resultados con un alto nivel de calidad en todos los aspectos del trabajo individual o de las operaciones de la organización en su conjunto (Ponjuán 1997).
La gestión integral de la calidad como Sistema se refiere a la participación simultánea y armónica de todas las áreas de la organización para trabajar en torno a las expectativas del cliente generando con ello un valor agregado fundamentado, como ya se mencionó en el liderazgo, la participación del personal y la adopción de un enfoque de procesos, sistema hacia la gestión, formulación de objetivos hacia la toma de decisiones y de mejora continua.
Por lo tanto, la organización debe determinar entre otros criterios la operación y control eficaz de los procesos y la disponibilidad de recursos e información para apoyar el seguimiento y control de los mismos. Así como, contar con la documentación de apoyo del sistema de gestión de calidad como lo son: El Manual de la calidad, Manuales de Procesos o de procedimientos Administrativos, Manuales de Organización, Política y Normativas, Manuales de Instrucciones de Trabajo o Procedimientos Técnicos, Normas Leyes reglamento y otros, Manuales de los sistemas computarizados, para el mantenimiento de un mejoramiento continuo de sus procesos y de su posición competitiva, mayor satisfacción del cliente, mejor rentabilidad, acuerdos más claros y mutuamente beneficiosos con los clientes, Mayor confiabilidad de los procesos a todo nivel, Prestigio, confianza y reconocimiento internacional, y mayor productividad, entre otros beneficios.
Lo anterior sólo será posible, logrando la minimización de los costos, una forma estandarizada de hacer las cosas, menos burocracia, Mejor y más efectivo uso de los recursos, Mejor tiempo de respuesta, Aumento sustancial de la capacidad de adaptación de la organización ante los cambios y exigencias del entorno, Promoción del trabajo en equipo, fomento de la participación de todos los miembros y motivación al logro, Incremento de la moral y sentido de pertenencia de los miembros, Clara delimitación de las responsabilidades y autoridades, Óptimas prácticas de trabajo, Más tiempo para la innovación y desarrollo y Posibilidad de obtención de certificados internacionales de calidad (ISO 9000)
En conclusión, el aumento continúo de la calidad del producto y/o servicio al cliente y/o usuario en cualquier organización, se traduce en mejor imagen ante el cliente, aumento de la rentabilidad, Mayor Grado de Confianza y Menores costos de operación, a causa de la disminución de errores, omisiones, retrasos, reclamos, mayor disposición para cambiar el curso de las operaciones, mayor evidencia para tomar decisiones, mayor disciplina operativa y gerencial y operaciones documentadas y controladas.

Bibliografía

Cegarra y Rodman (Mayo-2008, Enfoque de Procesos y Gestión Gerencial de la Calidad, Material de presentación.
Diapositivas
Ponjuán Dante G, (1997) Gestión de la calidad total. comp. Curso del Diplomado de Servicios de Información. La Habana: IDICT, 1997:1-44).

EL ABC DE LOS COSTOS

El 17 de mayo de 2008 en una de las aulas de la UNEFAB, se realizó una exposición sobre Gerencia y Liderazgo responsable enfocado en los Costos basados en actividades (ABC), dictada por el Dr. Luís Echenique, quien goza de una exitosa trayectoria gerencial en el IESA.

Según Echenique el Sistema ABC es un método que mide el costo de las actividades, recursos y objetos de los costos asignados a la producción, para sincerar y hacer más justo la distribución de los costos de producción, organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos de las diferentes actividades.

Desde la misma perspectiva, Horngren, Sundem y Stratton (2001) definen este método como un Sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u otros objetos de costo que causaron esa actividad.

A tales efectos, este método se concibe como un proceso integrado por actividades individuales como objeto primario del sistema, las cuales deben ser realizadas de manera eficiente, en vista que de su efectividad dependerá que el producto o servicio sea ofrecido por la empresa a un precio competitivo en el mercado. En consecuencia, la información que proporciona se usa para corregir deficiencias, al comparar los recursos consumidos con los productos finales, más que para emplazar acciones o decisiones que conduzcan a un mejoramiento de ganancias y actuación operacional.

Es importante acotar que este método no es nada nuevo, en cuanto a que en su trayectoria puede distinguirse tres etapas:

I. Sistema tradicionales
II. Sistema de costos ABC
III. costos de la calidad

Es evidente, que el sistema tradicional se caracterizo por la predominancia de la recolección manual de la información, costos de procesamiento muy altos y la elaboración en masa de productos como la manera más usual de hacer negocios. No obstante, hace 150 años multiplicar la producción del mes, registrar el consumo, estimar el costo predeterminado y llevar la contabilidad, no requería de computadores debido a que no había inflación, por lo que se podía medir la eficiencia de producción sin muchos tecnicismos.

Hoy en día, además de requerir de la tecnología, el método ABC implica emplear los costos en la medida que se causen, obedeciendo con ello, al objetivo empresarial de maximizar la rentabilidad, para lo cual es importante conocer el costo (dividir ganancia entre la inversión), calcular la utilidad (ingreso menos egreso). De hecho se convierte en un reto bajar los costos sin bajar la calidad de los productos y servicios; por lo que, aumentar la calidad implica asegurar utilidad en el sistema de costos; cuyo objetivo es calcular los mismos y evaluar la gestión, procurando que el trabajador gane en función a lo que el empresario produce.

En otras palabras, si se obtiene ahorro en los costos, el mismo debe transferirse al cliente, abaratándose con ello el producto, y asegurando, su preferencia en el consumidor que busca calidad al menor precio. Esto significa, que evaluar la gestión gerencial tiene que ver con productividad y rentabilidad. De allí la importancia de definir estrategias de mercado bajo las siguientes premisas: aumentar el numero de clientes; conservar los clientes; aumentar las ventas y aumentar los clientes, proporcionar buena atención y servicio; hacer nuevos negocios.

Otros aspectos a considerar consisten en definir políticas de contabilidad consonas con la gerencia de calidad, investigación de mercados promoción y publicidad, investigación y desarrollo de productos o servicios, formación y adiestramiento del personal, beneficios al personal.

En este sentido, es evidente que el Método ABC, solo es aplicable en aquellas empresas cuya cultura y clima organizacional esté afianzada en la calidad; filosofía que implica la participación voluntaria de cada uno de sus miembros en la vigilancia de los procesos para garantizar la calidad como un compromiso de todos.

En Venezuela, son muy pocas las empresas que practican esta filosofía en su gestión, porque en el país con respecto a las empresas privadas no hay cultura de costos sino de precios, y en cuanto a las empresas públicas, es lamentable decir, que la actitud de su gente no es coherente con la misión de servir a la comunidad. Las instituciones solo se convierten en un medio de sustento, a la cual no se le debe ningún compromiso de vida, salvando por supuesto algunas excepciones.

Hago referencia a esto, porque mi experiencia laboral en estos últimos 15 años está fundamentada en una universidad pública y cuanto me complacería presenciar que los recursos otorgados por la OPSU como los ingresos propios fueran utilizados de una manera racional, no sólo por aquellos que la conducen sino también por cada uno de los que en ella trabajamos, y me refiero al obrero, al administrativo, a los técnicos y profesionales y docentes.

Este método, como lo refirió el exponente no sólo es aplicable a las industrias y fábricas sino también a empresas de servicio. Por lo que, no dejo sentado que en el caso de las instituciones públicas, no es que sea imposible aplicar el método ABC, sino que se requiere de un cambio cultural que implique cambios en las políticas de la gestión pública basada en la identidad y compromiso de la gente con la institución y con su misión ante la sociedad; de allí, que se vuelve imperante un cambio de actitud donde la conciencia en la disminución de los costos prevalezcan para el bien de todos los venezolanos.

Bibliografía:
Echenique (17-05-200), Gerencia y Liderazgo responsable enfocado en los Costos basados en actividades (ABC)
Horngren Charles T., Sundem Gary, Stratton William (2001), Introducción a la Contabilidad Administrativa, Prentice Hall. Undécima edición.